La Agencia Tributaria ha publicado recientemente en su sede electrónica un conjunto de preguntas frecuentes (FAQ) sobre los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y el sistema VERI*FACTU, que formarán parte del nuevo marco de control de la facturación electrónica. Estas aclaraciones resultan clave para entender cómo deberán adaptarse las empresas y profesionales a este modelo antes de su implantación definitiva.
Objeto y conceptos básicos
El propósito del nuevo sistema es garantizar que todas las facturas emitidas sean auténticas, íntegras y verificables. Los programas o sistemas informáticos de facturación deberán cumplir condiciones específicas que impidan modificar o eliminar una factura sin dejar constancia.
La AEAT define los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) como cualquier software que intervenga en la creación, registro o almacenamiento de facturas, ya sea desarrollado internamente o proporcionado por terceros.
Ámbito de aplicación
El sistema será de aplicación a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas, independientemente de su tamaño o actividad, salvo quienes ya estén obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) o a otros sistemas equivalentes.
También se aclara que la obligación afecta tanto a los programas usados en ordenadores como a los instalados en la nube o integrados en plataformas de gestión contable o ERP.
Cumplimiento y delegación
La responsabilidad del cumplimiento recae siempre en el obligado tributario, incluso si el sistema lo gestiona un tercero. No obstante, podrá delegar el uso o mantenimiento, siempre que el software esté certificado y se haya emitido la declaración responsable correspondiente por el proveedor.
Requisitos técnicos principales de los SIF
La AEAT detalla cinco grandes bloques de requisitos:
- Integridad e inalterabilidad: los registros deben ser inmodificables. Cualquier cambio posterior debe quedar trazado.
- Trazabilidad: cada factura debe poder seguirse desde su emisión hasta su conservación.
- Conservación y accesibilidad: el sistema debe permitir acceder a los datos de forma legible y segura durante los plazos legales.
- Registro de eventos: todos los movimientos y operaciones deben quedar registrados, incluyendo altas, anulaciones o rectificaciones.
- Huella digital (hash) y firma: cada factura llevará un identificador único que asegura su autenticidad.
Además, los programas deberán contar con capacidad de remisión de la información a la AEAT y utilizar los certificados electrónicos que garanticen la validez de las comunicaciones.
Certificación y declaración responsable
Cada software deberá contar con una declaración responsable emitida por su desarrollador o proveedor, en la que se garantice el cumplimiento de los requisitos del sistema.
Esta declaración no se limita a un simple formulario: conlleva una responsabilidad directa del fabricante ante Hacienda, lo que obligará a los usuarios a verificar que sus programas estén debidamente certificados.
VERI*FACTU: el sistema de factura verificable
La AEAT aclara que los sistemas VERI*FACTU son aquellos que remiten automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de su generación.
Las facturas incluirán:
- Un código QR que permitirá comprobar su autenticidad.
- La frase «VERI*FACTU» como marca identificativa del sistema.
Este modelo será voluntario en una primera fase, pero se espera que su uso se generalice, dada la mayor seguridad y la menor exposición a inspecciones.
Procedimientos de facturación y colaboración social
Como novedad, Hacienda permitirá que el receptor de la factura también pueda remitir información a la Administración, facilitando la verificación de los datos y reduciendo conflictos en la gestión del IVA.
Además, se refuerza la llamada «colaboración social», invitando a asociaciones y profesionales a participar en la implantación de estos sistemas mediante pruebas y aportes técnicos.
ATENCIÓN…
- Actualiza tu software: los programas actuales podrían no cumplir con los nuevos requisitos.
Verifica la certificación: exige a tu proveedor la declaración responsable emitida conforme al modelo de la AEAT. - Planifica la adaptación: las sanciones por incumplimiento serán elevadas y no se admitirán excusas técnicas.
- Atención a la trazabilidad: cualquier manipulación o borrado de facturas quedará registrado y será detectable por Hacienda.
En resumen, las FAQ de la Agencia Tributaria aclaran que el nuevo sistema no es solo una actualización técnica, sino un cambio de paradigma en la forma de facturar. Quien se adapte pronto ganará en seguridad, control y tranquilidad ante futuras revisiones.
Nuestro despacho queda a su disposición para revisar su software, comprobar si cumple los requisitos técnicos y acompañarle en la transición al nuevo entorno VERI*FACTU.
Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.
