L’Agència Tributària ha publicat recentment a la seva seu electrònica un conjunt de preguntes freqüents (FAQ) sobre els sistemes informàtics de facturació (SIF) i el sistema VERI*FACTU, que formaran part del nou marc de control de la facturació electrònica. Aquests aclariments resulten clau per a entendre com s’hauran d’adaptar les empreses i professionals a aquest model abans de la seva implantació definitiva.
Objecte i conceptes bàsics
El propòsit del nou sistema és garantir que totes les factures emeses siguin autèntiques, íntegres i verificables. Els programes o sistemes informàtics de facturació hauran de complir condicions específiques que impedeixin modificar o eliminar una factura sense deixar-ne constància.
L’AEAT defineix els sistemes informàtics de facturació (SIF) com qualsevol programari que intervingui en la creació, registre o emmagatzematge de factures, sigui desenvolupat internament o proporcionat per tercers.
Àmbit d’aplicació
El sistema serà aplicable a tots els empresaris i professionals que emetin factures, independentment de la seva mida o activitat, excepte els qui ja estiguin obligats al subministrament immediat d’informació (SII) o a altres sistemes equivalents.
També s’aclareix que l’obligació afecta tant els programes usats en ordinadors com els instal·lats en el núvol o integrats en plataformes de gestió comptable o ERP.
Compliment i delegació
La responsabilitat del compliment recau sempre en l’obligat tributari, fins i tot si el sistema el gestiona un tercer. No obstant això, podrà delegar l’ús o manteniment, sempre que el programari estigui certificat i s’hagi emès la declaració responsable corresponent pel proveïdor.
Requisits tècnics principals dels SIF
L’AEAT detalla cinc grans blocs de requisits:
- Integritat i inalterabilitat: els registres han de ser immodificables. Qualsevol canvi posterior ha de quedar traçat.
- Traçabilitat: cada factura s’ha de poder seguir des de la seva emissió fins a la seva conservació.
- Conservació i accessibilitat: el sistema ha de permetre accedir a les dades de manera llegible i segura durant els terminis legals.
- Registre d’esdeveniments: tots els moviments i operacions han de quedar registrats, incloent-hi altes, anul·lacions o rectificacions.
- Empremta digital (hash) i signatura: cada factura portarà un identificador únic que assegura la seva autenticitat.
A més, els programes hauran de comptar amb capacitat de remissió de la informació a l’AEAT i usar els certificats electrònics que garanteixin la validesa de les comunicacions.
Certificació i declaració responsable
Cada programari haurà de disposar d’una declaració responsable emesa pel seu desenvolupador o proveïdor, en la qual es garanteixi el compliment dels requisits del sistema.
Aquesta declaració no es limita a un simple formulari: comporta una responsabilitat directa del fabricant davant Hisenda, la qual cosa obligarà els usuaris a verificar que els seus programes estiguin degudament certificats.
VERI*FACTU: el sistema de factura verificable
L’AEAT aclareix que els sistemes VERI*FACTU són aquells que remeten automàticament els registres de facturació a l’Agència Tributària en el moment de la seva generació.
Les factures inclouran:
- Un codi QR que permetrà comprovar la seva autenticitat.
- La frase “VERI*FACTU” com a marca identificativa del sistema.
Aquest model serà voluntari en una primera fase, però s’espera que el seu ús es generalitzi, donada la seguretat més gran i la menor exposició a inspeccions.
Procediments de facturació i col·laboració social
Com a novetat, Hisenda permetrà que el receptor de la factura també pugui remetre informació a l’Administració, facilitant la verificació de les dades i reduint conflictes en la gestió de l’IVA.
A més, es reforça l’anomenada “col·laboració social”, convidant associacions i professionals a participar en la implantació d’aquests sistemes mitjançant proves i aportacions tècniques.
ATENCIÓ…
- Actualitzi el seu programari: els programes actuals podrien no complir els nous requisits.
- Verifiqui la certificació: exigeixi al seu proveïdor la declaració responsable emesa conforme al model de l’AEAT.
- Planifiqui l’adaptació: les sancions per incompliment seran elevades i no s’admetran excuses tècniques.
- Atenció a la traçabilitat: qualsevol manipulació o esborrament de factures quedarà registrat i serà detectable per Hisenda.
En resum, les FAQ de l’Agència Tributària aclareixen que el nou sistema no és només una actualització tècnica, sinó un canvi de paradigma en la manera de facturar. Qui s’adapti aviat guanyarà en seguretat, control i tranquil·litat davant futures revisions.
El nostre despatx queda a la seva disposició per a revisar el seu programari, comprovar si compleix els requisits tècnics i acompanyar-lo en la transició al nou entorn VERI*FACTU.
Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.
