Sofrir un robatori en una empresa ja és, per si sol, una situació complicada. Però quan a més desapareix efectiu o béns de valor, apareix una altra preocupació que moltes vegades es deixa per a després. Pot deduir-se fiscalment aquesta pèrdua o Hisenda pot rebutjar-la?
Quan una empresa sofreix un robatori amb violència i perd diners en efectiu o altres béns, el primer sol ser resoldre l’impacte operatiu immediat. No obstant això, des del punt de vista fiscal, apareix una qüestió important que convé no deixar en segon pla.
La pèrdua soferta pot arribar a considerar-se despesa deduïble en l’impost sobre societats (IS), sempre que existeixi una adequada comptabilització i, especialment, una prova suficient de l’ocorregut.
No es tracta d’una deducció “automàtica” pel simple fet d’haver presentat una denúncia. L’Administració sol exigir coherència entre la realitat econòmica, el tractament comptable i la documentació aportada. Precisament aquí és on moltes empreses cometen errors per actuar de pressa o per pensar que n’hi ha prou amb explicar verbalment el succeït.
- Atenció. La denúncia policial ajuda, però per si sola no sempre garanteix l’acceptació fiscal de la despesa.
La comptabilitat té més importància de la que sembla
Un dels aspectes que més es revisa en aquesta mena de situacions és com s’ha registrat comptablement la pèrdua. Amb caràcter general, aquest tipus de fets sol encaixar-se dins de les anomenades despeses excepcionals, és a dir, pèrdues de caràcter extraordinari que no formen part de l’activitat habitual de l’empresa.
La lògica comptable és senzilla. Si desapareix un actiu de l’empresa a conseqüència d’un robatori, es produeix una disminució patrimonial real. I si aquesta pèrdua està correctament reflectida en comptabilitat, pot arribar a tenir efecte fiscal.
Ara bé, la comptabilitat no pot improvisar-se després del problema. Ha d’existir coherència entre:
- L’import sostret
- La documentació interna
- Els moviments de caixa
- La denúncia presentada
- El registre comptable efectuat
Quan aquestes peces no encaixen entre si, és precisament on solen aparèixer les regularitzacions.
- Atenció. Els desquadraments de caixa o les quantitats difícils de justificar solen convertir-se en un dels principals focus de revisió.
La prova acaba sent la veritable clau
En aquesta mena d’expedients, el problema rares vegades està en la teoria fiscal. El veritable conflicte apareix en intentar demostrar que el robatori va existir realment en els termes declarats.
La normativa tributària obliga al fet que qui pretén aplicar un benefici o reconèixer una despesa sigui capaç de provar-ho. I això significa aportar tots els mitjans possibles que ajudin a acreditar el succeït.
Per això convé conservar:
- Denúncies policials
- Informes interns
- Gravacions de seguretat si n’hi ha
- Arquejos de caixa
- Justificants bancaris
- Informes d’incidències
- Testimoniatges o comunicacions relacionades amb el robatori
L’Administració pot valorar les proves de manera conjunta i lliure. És a dir, no existeix un únic document “màgic” que garanteixi automàticament la deduïbilitat. I precisament per això resulta tan important construir un expedient sòlid des del primer moment.
- Atenció. Com més temps passi des del robatori fins a la recopilació de proves, més difícil sol resultar justificar correctament la pèrdua.
No tota pèrdua de diners s’accepta sense discussió
Hi ha una qüestió que moltes vegades genera confusió. Que una despesa estigui comptabilitzada no significa automàticament que sigui fiscalment deduïble. L’Administració pot revisar si els diners sostrets realment van existir, si l’import declarat resulta raonable o fins i tot si l’empresa tenia controls mínims sobre l’efectiu. En activitats en què es fan operacions de caixa física, cobraments en metàl·lic o moviments freqüents d’efectiu, aquestes comprovacions solen intensificar-se bastant més.
A més, quan existeixen inconsistències comptables prèvies, faltes de conciliació o problemes de control intern, el robatori pot convertir-se en un punt especialment sensible dins d’una inspecció.
Les empreses que treballen habitualment amb efectiu solen necessitar una traçabilitat documental molt més rigorosa.
Si els diners apareixen després també hi ha conseqüències fiscals
Una altra qüestió important que se sol oblidar és què succeeix si posteriorment es recuperen totalment o parcial els diners robats. En aquest cas, l’empresa haurà de reflectir comptablement la recuperació com un ingrés. I aquest ingrés es tornarà a integrar en la base imposable de l’impost sobre societats. En aquest sentit s’ha pronunciat la DGT en la seva consulta V0255-26.
És a dir, l’efecte fiscal inicial pot revertir-se posteriorment si la pèrdua desapareix o es compensa.
Això ocorre, per exemple, quan es recuperen els diners sostrets, intervé una assegurança, existeix una indemnització posterior o es produeixen devolucions judicials. Per tant, el tractament fiscal no acaba necessàriament en el moment del robatori.
- Atenció. Les indemnitzacions o recuperacions posteriors també han de reflectir-se correctament en comptabilitat i tributació.
Més enllà del robatori el focus està en el control intern
En molts procediments tributaris, el robatori acaba sent només una part de l’anàlisi. El que realment acaba examinant-se és com funciona el control intern de l’empresa.
Per això, aquest tipus de situacions haurien d’aprofitar-se també per a revisar:
- Protocols de caixa
- Límits d’efectiu
- Sistemes de seguretat
- Procediments d’arqueig
- Conciliacions periòdiques
- Custòdia documental
Perquè quan una empresa demostra organització, traçabilitat i coherència documental, la discussió fiscal sol reduir-se moltíssim.
Un robatori sempre genera tensió, pèrdues econòmiques i bastant desgast intern. Però des del punt de vista fiscal convé actuar amb calma i documentar bé cada pas. La normativa permet, amb caràcter general, que aquestes pèrdues puguin tenir la consideració de despesa deduïble en l’impost sobre societats. No obstant això, el veritable problema no sol estar en la norma, sinó en la capacitat d’acreditar correctament els fets. I aquí és on moltes vegades es decideix tot.
Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.
